דגשים בניהול תקין של עבודת האגודה / דודו קוכמן, עו״ד

רקע

תאגיד המאוגד כאגודה שיתופית (קואופרטיב), כולל חבר בני אדם שהחליטו להתאגד ביחד להשיג מטרה משותפת או יותר ומקימים לצורך כך ישות משפטית נפרדת שהיא אגודה שיתופית. בתאגיד זה הדמוקרטיה היא הישירה ביותר הקיימת (אספה כללית) והשאת הרווחים היא מטרה חשובה אך רווחת החברים חשובה לא פחות.   כל המושבים, הקיבוצים, הישובים הקהילתיים והמושבים השיתופים מאוגדים כאגודות שיתופיות ולצידה הועד המקומי בזהות פרסונלית או כוועד מקומי נפרד.  בחלק מהישובים אף פועלת אגודה להתיישבות קהילתית.

מרביתם של הישובים הכפרים פועלים במסגרת השלטון הדו רובדי, קרי הם חלק ממועצה אזורית המאגדת קבוצה של ישובים במרחב המוניציפלי שעליו היא אחראית ובמסגרתו היא מופקדת על הענקת אותם שירותים מוניציפליים שבאחריותה.

יש חשיבות לניהול מקצועי וכלכלי של אגודה שיתופית על מנת להבטיח שקיפות ועבודה על פי התקנון והדין.

במאמר זה נתמקד בסוגיות נבחרות וחשובות בעבודה של אגודה שיתופית המבוססת בעיקרה על עבודה התנדבותית של חבריה.

​ניהול וביצוע תקציב

על פי סעיף 4(א) (6)לתקנות רשויות האגודות השיתופיות (רשויות האגודה), תשל"ה-1975 המתייחסת לסדר היום של האספה הכללית,  קובעת כי האספה תאשר את התקציב השנתי של האגודה, כולל את מיסי החברים.   האספה הכללית גם קובעת את הסכום המירבי של ההלוואות שוועד ההנהלה רשאי לקבל (סעיף 4(א)(10)) באותה שנה.

לא די באישור התקציב, אלא חשוב כי הוועד האגודה הנבחר יקבע בסדר היום של ישיבות הוועד במהלך השנה מספר ישיבות שנושאן "דו"ח ביצוע תקציב"  מתוך מטרה להבטיח  שאין חריגה מהתקציב שאושר על ידי האספה הכללית.     ככל שנדרש שינוי וחריגה משמעותית בתקציב, יש לשוב ולקבל את אישור האספה הכללית לעדכון התקציב.

חוזים והסכמים

האגודה חותמת מעת לעת הסכמים וחוזים עם נותני שירותים לאגודה. למרות שאין חובתה של אגודה לקיים מכרז לנותני שירותים, רצוי לקיים הליך של התמחרות ולוודא בכל חידוש חוזה כי תנאיו הולמים את הנדרש.  מומלץ כי נותני שירותים לאגודה יהיו מבוטחים בביטוח צד ג' תוך שיפוי האגודה בקרות נזק ולהמציא לאגודה העתק של הביטוח.

מומלץ לרענן את נותני השירותים ולקבל הצעות מחיר עדכניות בגין השירותים שהאגודה צורכת בנושאים השונים.

יש חשיבות למעקב אחר החוזים /הסכמים ומועד סיומם ולוודא חידושם ו/או איתור נותני שירותים חדשים על פי צורך.

ביטוחי האגודה

נכסי האגודה מחייבים קיומו של ביטוח מתאים על מנת להבטיח שבקרות נזק תשופה האגודה ו/או חבריה בביטוח מתאים.   ביטוח נכסי האגודה מחייבים התמחות מיוחדת שתבטיח כיסוי ביטוחי מתאים.      אחת לכמה שנים מומלץ להיעזר ביועץ ביטוח שיבטיח כי הכיסוי הביטוחי מתאים לצרכי האגודה ושאין בעיה של תת ביטוח או ביטוחים לא נחוצים. יועץ הביטוח צריך גם לבחון את העלויות הנדרשות לכיסויים הביטוחיים ולוודא כי האגודה משלמת מחיר מתאים לכיסוי הביטוחי הנדרש.

מומלץ לאגודה לרכוש ביטוח נושאי משרה שיבטיח שיפוי לחברי הנהלת האגודה, מתנדביה ועובדיה בקרות נזק.   יש לשים לב היטב לכיסוי ולמטרתו, שכן ביטוח נושאי משרה אינו מכסה נזק בשל אירועים שנגרמים בזדון או בשל ניגוד עניינים.

ניהול פנקס חברי האגודה

על פי תקנון האגודה נקבעים תנאי הכשרות לחברות וקיימת דרישה של משרד רשם האגודות לנהל פנקס חברים שמשמעותו מחיקת מי שחדל להיות חבר והוספת כל מי שהופך להיות חבר באגודה.  חלק מתנאי הכשרות במרבית המוחלטת של האגודות מחייבת קיומם של זכויות בנחלה.  בדיקה של זכויות ניתן לעשות על ידי בקשת מידע מרשות מקרקעי ישראל לגבי כל בעלי הזכויות הרשומים ברשות מקרקעי ישראל.

סעיף 2(א) 7 של תקנות האגודות השיתופיות (דוח כספי, פנקסים, ספרים והודעות  תשל"ו-1976 קובע כי "אגודה תנהל רשימה או פנקס של חברי אגודה" וזו תערך לפי התוספת השלישית.(סעיף 2(ד)). על פי דרישת משרד רשם האגודות האגודה תעביר את העתק של פנקס החברים למשרדו תוך 30 יום. (סעיף 2(ז)).

ניהול פנקס החברים חשוב כי רק חברי אגודה רשאים לבחור ולהיבחר למוסדות האגודה ואי ניהול פנקס חברים, מנוגד לחוק ועלול להביא למינוי חוקר מטעם רשם האגודות על מנת להסדיר את פנקס חברי האגודה.

ניהול כוח אדם

באגודה פועלים שכירים, בין עובד אחד לעשרות עובדים, תלוי באגודה, עסקיה ומטרותיה. אגודה כמעביד חייבת לפעול על פי חוק, קרי על פי דיני העבודה.

חשוב שלכל עובד יהיה הסכם עבודה וששכרו ישולם בהתאם להסכם ובהתאם לדין.  על האגודה לנהל את ימי החופשה והמחלה של העובדים ולוודא כי הופרשו לעובד כל ההפרשות הנדרשות לפנסיה, פיצויים.   יש לוודא כי בקופות קיימים ההפרשות הנדרשות ושלא ייווצר מצב שבו עובד הפורש מעבודתו יפעל למיצוי זכויותיו ובצדק אך זה יהיה מתקציבה השוטף של האגודה שלא הפרישה על פי חוק את ההפרשות הנדרשות.

חשוב לוודא כי העובדים יוצאים לחופשה וכי הם מודעים לעובדה שלא ניתן לצבור ימי חופשה מעבר למה שקבעה האגודה.  רצוי כי אחד מחברי ההנהלה יהיה אחראי על תחום זה באגודה ויוודא שניהול כוח האדם מוסדר.

ניהול משק המים

בשנים האחרונות, ניהול משק המים באגודה חקלאית מחייב התמחות מיוחדת זאת בשל הכבדה רגולטורית, המחייבת דיווח ועמידה בתנאים שמכתיבה רשות המים.

מרביתם של האגודות הם גם אגודות מים, קרי הם אחראיות להספקת המים הביתיים של תושבי הישוב והם גם ספקיות המים לחקלאי הישוב.

מרבית הישובים עברו למערכות קריאה מרחוק, מערכות שגם יודעות לזהות חשד לדליפת מים לצרכן הקצה ומתריעות על כך.

רצוי להיעזר באנשי מקצוע על מנת להבטיח ניהול שוטף תקין וכן להבטיח תכנון ארוך טווח של שיקום צנרת, החלפת שעונים, טיפול בפחת, ניהול סוגי מים שונים (שפירים, קולחין, בארות, מלוחים ועוד).

ניהול משק המים מחייב בדיקה תקופתית של שימוש במערכות המים על מנת לוודא כי קיים פחת נמוך, ככל שהפחת גבוה יש לבחון את מקורו על מנת להבטיח ניהול תקין של המים בישוב.

מומלץ להקים קרן לשיקום צנרת, על מנת להבטיח כי לאגודה יעמדו משאבים קבועים על פי תכנית סדורה להחלפת רשתות מים או שיקום אזורים המועדים לפורענות.

יש לזכור כי האגודה בכובעה כ"אגודת מים" כפופה להנחיות של רשות המים וחוק המים.

הנהלת חשבונות

מערכת החשבונות של האגודה, מחייבת מהימנות ודיוק.  יש חשיבות למעקב אחר הוראות הקבע, תשלומי ספקים, קבלת תמורות ממקבלי שירותים ושוכרים, ביטול שעבודים וניהול פנקס שעבודים (סעיף 2 א(5,6) לתקנות האגודות השיתופיות (דוח כספי, פנקסים, ספרים והודעות), תשל"ו-1976) שנדרש על פי חוק.   ניהול תקין של הנהלת חשבונות הינו כלי חשוב לשימוש הנהלת האגודה בניהול תקציב ובמעקב אחר ביצוע תקציב.

רצוי להיעזר ברואה החשבון של האגודה במהלך השנה בפגישות תקופתיות, ולא רק לצורך ביקורת שנתית כדי לבחון את השקעות האגודה, חלוקת רווחי אגודה ונושאים אחרים.

ניגוד עניינים של בעלי תפקיד

באגודה שיתופית עלול להיווצר מצב שבו אחד מחברי ההנהלה עלול להימצא במצב של ניגוד עניינים בשל מצבים שונים. כך ייתכן שחבר הנהלה ירצה לגשת להגיש הצעה לעיבוד שטח חקלאי שהאגודה פרסמה בין חבריה. כחבר אגודה, אין להפלותו מול יתר חברי האגודה בכל הנוגע לפעולות שהאגודה מבקשת לבצע אך בהיותו חבר הנהלת האגודה, אסור שייווצר מצב של ניגוד עניינים ולכן אם הוא מגיש הצעה לאגודה, עליו להימנע מלהשתתף בכל דיון בנושא זה באגודה וכן להימנע אף מלשוחח עם מי חברי ההנהלה על הנושא.  

כך יכול להיות ניגוד עניינים בעניין כוונה של האגודה לפתוח משרה או לאייש משרה של תפקיד נדרש ובין המועמדים נמצאים גם בני משפחה של חבר הנהלת אגודה. ברור כי עליו להימנע מכל השתתפות בדיון או השפעה כלשהי בדיון שעוסק בהחלטה על בחירת המועמד לתפקיד.

בכל מצב של ניגוד עניינים, על מי שנמצא בניגוד העניינים להודיע על כך לפרוטוקול כדי להבטיח שהדברים גם נאמרו ונרשמו וגם יושמו.

עסקי האגודה וקיזוז מע"מ

אגודה שיתופית מקיימת פעילויות רבות ובהם פעולות שהם לא פעילויות מעסקי האגודה ומשמעות הדבר כי בפעולות מסוימות היא אינה יכול לבקש החזר מע"מ על תשלומים שבוצעו.

דוגמא מובהקת לכך היא הכנת תכנית מפורטת שאגודות רבות מכינות בימים אלה על מנת להסדיר את היחידה השלישית בנחלה והאפשרות לפצל זכויות אלו. 

לצורך הכנת התכנית נדרשים אנשי מקצוע רבים ובהם אדריכל, יועץ כבישים, יועץ ניקוז, מודדים ועוד בעלי תפקיד שונים.

בהכנת התכנית מעורבבים תכנים שאינם קשורים לעסקיה של האגודה ולעומתם תכנים שבהחלט הם חלק מעסקיה של האגודה.

יש לוודא ולהבחין בסיוע רואה החשבון של האגודה מהם הדברים שניתן להגיש אותם כהוצאה של האגודה שעליה גם ניתן להזדכות במע"מ.

מערכת יחסי הגומלין עם הועד המקומי/אגודה קהילתית

בישוב כפרי קיים תמיד לצידה של האגודה גם ועד מקומי ולעיתים גם אגודה להתיישבות קהילתית. קיומו של ועד מקומי יכול שיהיה בזהות פרסונלית, קרי הנהלת האגודה החקלאית הם גם חברי הנהלת הועד המקומי ויתכן שהועד המקומי הינו נפרד קרי חברים נבחרים בהתאם לקבוע בחוק.

במערכת יחסי הגומלין בין האגודה לוועד המקומי, נדרשת האגודה לספק לוועד המקומי מים לצורכי גינון ולעיתים יש מזכיר ישוב משותף ואף מזכירות משותפת.

במערכת היחסים הזו יש חובה להסדיר את השימוש במבני הציבור שהיו קיימים בישוב שנים רבות ובדרך כלל מקובל לחתום על חוזה בין האגודה החקלאית לוועד המקומי ו/או האגודה הקהילתית שבהם האגודה החקלאית מעבירה לשימוש הועד המקומי/האגודה הקהילתית את השימוש במבנים אלה תמורת 1 ₪ לשנה ומאותו רגע ניהול הנכסים הללו ככל שהוא משמש את טובת הקהילה, עובר לניהולם.

חשוב להסדיר את מערכת העבודה והתשלומים בין התאגידים באופן ברור ועקבי שכן כל גוף פועל בצילו של חוק אחר. בעוד הוועד המקומי כפוף לצו המועצות האזוריות-ועדים מקומיים הרי שאגודה כפופה לפקודת האגודות השיתופיות ולתקנון האגודה.

לצורך ייעול וחיסכון ראוי שפעילות התאגידים הללו תעשה בתיאום ובשילוב כוחות. כך עדיף כי מזכיר אחד ישמש את הישוב ומשרד אחד ככל שניתן, אך בכל מקרה יש להבטיח כי שיתוף הפעולה יוסדר בהסכמים בין האגודה לוועד המקומי.

תמיכת האגודה החקלאית בקהילה מתקציבה

שנים רבות האגודה החקלאית שימשה גם למעשה כוועד מקומי בשל "הזהות הפרסונלית" ומבנה משפטי זה שהתקיים עשרות בשנים גם עמעם את תקציב האגודה החקלאית והוועד המקומי ולעיתים זה היה אף בתקציב אחד למרות שהחוק חייב תקציבים נפרדים.

בשנים האחרונות, בעיקר בשל ההרחבות תוקן כאמור צו המועצות האזוריות- ועדים מקומיים ולמעשה בכל ישוב שבו יש יותר מ-50% תושבים שאינם חברי אגודה, נבחר באופן אוטומטי ועד מקומי נפרד. במרבית המקרים לוועד המקומי אין מספיק משאבים כדי לקיים שירותי קהילה נאותים ובמקרים רבים פונים לאגודה החקלאית על מנת שתסייע.

אגודה חקלאית יכולה לסייע על פי הקבוע במטרותיה, אם יש לה יכולת כלכלית, אך היא חייבת לקבוע את סכום הסיוע שהיא מעמידה לטובת פעילות קהילתית בתקציבה בכל שנה במסגרת התקציב ולפרסם זאת.

יש מצבים שאגודה נקלעת לקשיים כלכליים ואף אחד באגודה החקלאית לא מצפה שבאותם שנים הקהילה תסייע לתקציבו, אך חשוב כי ככל שהאגודה החקלאית והנהלתה מבקשים לסייע לקהילה עליהם לקבל לכך את אישור האספה הכללית וכל שנה מחדש.

מיזמים כלכליים ופיתוח עסקי

במסגרת משבצת האגודה ועל פי החלטות מועצת מקרקעי ישראל יכולה האגודה לפתח מיזמים כלכליים שיכולים לחזק את חוסנה הכלכלי של האגודה החקלאית.   מיזמים כלכליים יכולים להיות בדמות אזורי מסחר ותעסוקה, תחנות דלק, מיזמים לפיתוח אנרגיה ירוקה ועוד.

לצורך בחינת האפשרות להקמת מיזם כלכלי לא די בהחלטות מועצת מקרקעי ישראל, אלא נדרשת גם הסכמתם של מוסדות התכנון לפיתוח כלכלי כזה.

מומלץ כי האגודה תיעזר בשירותיו של איש מקצוע לצורך בדיקת של היתכנות כלכלית לפיתוח מיזם כלכלי בשטחי האגודה.

עדכון תקנון האגודה

כבר נקבע בפסיקה כי תקנון האגודה הינו חוזה בין חברי האגודה, בינם לבין עצמם ובינם לבין האגודה ולכן יש חשיבות להכיר את תקנון האגודה ולא רק זאת.     אחת לתקופה יש לפעול לעדכון תקנון האגודה ולהתאימו לצרכים של האגודה באותה עת.

עדכון תקנון האגודה מחייב קבלת החלטה של האספה הכללית כשנושא זה נמצא על סדר יום האספה הכללית.

מומלץ למנות וועדה מתוך חברי האגודה שתוביל את התהליך תוך שיתוף ציבור של חברי האגודה בליווי ייעוץ משפטי וייעוץ מיסויי.

נוסח העדכון מחייב את אישור האספה הכללית וכן את אישור משרד רשם האגודות השיתופיות.

בקרה וביקורת

פעולות האגודה מחייבות בקרה וביקורת וההבדל בניהם הוא רב.   בקרה צריך שתעשה על ידי הנהלת האגודה בכל פרויקט ובכל משימה בצורה סדורה ותקופתית. כך לדוגמא יש לבצע בקרה על ביצוע תקציב, בקרה על משק המים וכך על כל משימה שהאגודה מבצעת.

ביקורת תעשה על ידי ועדת הביקורת ו/או על ידי מבקר פנים במקום שעל פי התקנון ממונה מבקר פנים לאגודה.

תפקידה של הביקורת היא לא לקבוע מדיניות, אלא לבקר את פעולותיה של האגודה ולוודא כי פעולותיה נעשו על פי החלטותיה, על פי הוראות והחלטות האספה הכללית והתקנון.   רצוי כי וועדת הביקורת תחליט באופן סדור מהם נושאי הביקורת שבהם תעשה בדיקה בכל שנה ולהיעזר במזכיר האגודה לקבלת כל מידע בתחום המבוקש.

על המזכירות להעמיד לרשות ועדת הביקורת את כל המידע הנחוץ כדי שזו תעשה את עבודתה נאמנה.

ביקורת אינה חייבת להיות שלילית, היא יכולה להיות בונה ואמצעי חשוב שמסייע לניהול תקין של האגודה.

לסיום

אגודה שיתופית, הינו תאגיד שחבריו מנהלים אותו ולכך יש משמעות ערכית גדולה שכן נבחרי הציבור של האגודה (הנהלת האגודה, ועדת הביקורת, חברי ועדות אחרים) פועלים בהתנדבות לרווחת האגודה וחבריה.   שיתוף פעולה , שקיפות ועבודה סדורה ובאמות מידה ציבוריות יבטיחו ניהול תקין.

*. הכותב משמש כמזכ"ל כפרי האיחוד החקלאי והינו עו"ד המתמחה באגודות שיתופיות